議事録の書き方に悩んでいる人に実践してほしい5つのポイント

「今日の会議の議事録、君が書いてよ」

ある日突然、先輩や上司から議事録係に任命されたあなた。
さてあなたはどんな議事録をとりますか？

始めて議事録を書くときは色々な難関にぶつかるかと思います。
・どんなフォーマットで書いたらいいのかわからない。
・どんなことを書いたらいいのかわからない。
・会議の内容にメモが追い付かない。

議事録上達には数をこなすのが一番の近道ですが、
その道のりを少しでも短くし、より速く議事録マスターになるために、
議事録の書き方で困った時に実践したいポイントをご紹介します。

何のために議事録を書くの？

そもそも何のために議事録を書かなければいけないのか。
これを理解しておくと、議事録のまとめ方がグっと違ってくるでしょう。

社内の会議・社外の会議で何のために議事録を書くかは微妙に異なりますが、
共通した理由としては以下の通りです。

・会議によって見つかった課題、タスクを明確にするため
・いつ何がどんな経緯で決まったかの認識を共有するため
・言った言わないの水掛け論を防ぐため

つまり議事録を読んだ人が、上記のようなことを把握できれば良いわけです。
この部分に気を付けつつ、具体的な議事録の書き方のコツを見ていきましょう。

議事録を書くときの5つのポイント

初めての議事録はだれでもやはり緊張するものだと思います。

これでいいの？内容が抜けたりしていない？
こんな不安を払拭し、自信をもって議事録を提出できるようになるために、
まずは以下のポイントに注意してみてください。

ポイント１：会議中のメモと議事録は別物

議事録を取る上でまず意識しておきたいのがこれ。
議事録は一種のビジネス文書の1つなので、
会議中にとった自分用の覚書と議事録は全く別物です。

議事録はだれが読んでも会議の流れが分かるようなものがベスト。
ですから、分かりやすくまとめてあげる必要があります。
なので、会議の場で議事録を書くというのはなかなか困難でしょう。

そこで会議中は議事録を書くために必要なことをメモしておいて、
あとからまとめるのがおすすめです。

また、会議の内容を把握しながらメモを取るのが難しいという場合は、
スマホやレコーダーなどで会議の様子を録音しておきましょう。

ポイント2：会議中のメモは自分が使いやすい道具でとろう

さて、会議での会話を聞きながらメモを取っていると、
どうしてもメモを取っている間に話がどんどん進んでしまうということが起こりがちです。

そんな時に見直しておきたいのが、メモを取るために使っている道具。
紙と鉛筆で自由にメモを取りたい方もいれば、
PCでメモ帳に打ち込んでいきたいという方もいますよね？

メモを取るための道具にきまりはありません。
自分が一番スムーズにメモをとれる道具を選びましょう！

ただしスマホなどでメモを取りたい場合は、少し注意が必要です。
一見スマホをただいじっているように見えてしまうので、
社内の他の人がそういったことに厳しい場合は予め、
「私スマホでメモを取るのが一番効率が良いみたいなんです～」と触れ回っておきましょう。

ポイント3：よくあるフォーマットを知っておこう

会議のメモはばっちり、いざ議事録としてまとめていこう！
と意気込んだ矢先にぶつかりがちなのが「どんなフォーマットで書いたらいいのか」という問題。

実は議事録には決まったフォーマットという物はありません。
なので人の数だけ議事録の書き方が存在します。
多くの人は以下のどちらかのパターンで議事録を書くことが多いでしょう。

・項目別形式
その会議の内容をいくつかの項目に分けて、それぞれまとめるタイプです。
項目ごとに分かれているので読みやすさは◎
ただし、担当者や期日、結論に至った理由などを抜けもれなくまとめられるかが重要です。

例：
　【○○の実施方法について】
　　・××を利用して○○してはどうか。
　　　→××だと対応できない部分があるので、△△がいいのでは？(Aさん)
　　　　→△△と××両方試して決めましょう

　【今後のスケジュールについて】
　　・○月×日までに△△と××のテストを行い、良い方で実施。(担当：Aさん)
　　・次回会議までに●●についての資料をまとめる(担当：Bさん)

・会話形式
会話の内容をそのまま書き込んでいく形式です。
若干よみやすさには欠けますが、だれが何を言ったかをはっきりさせる効果は抜群です。
また、ボイスレコーダーなどで録音している場合は文章化するだけなので簡単です。

例：
　A「○○については、××を利用すればできると思います。」
　B「△△の方がいいのでは、～～だから対応できないですよ」
　C「一概には言えないと思うので一度両方テストしましょう」
　B「誰がテストしますか？」
　A「Bさんお願いします」

また、自分の会社の先輩がこの2つのどちらのパターンで議事録を書いているか、
会社でみんなが使っているようなパターンがないかなどを、
過去の議事録などを一度は読んで参考にしましょう。

ポイント4：5W1Hを意識すればまず間違いない

議事録を書くときは5W1Hに注意して書けば抜け漏れを防ぐことができます。

・What ：まず理解するべきところです、何をするべきか会議の議題はなにかにあたります。
・Why　：なぜWhatをしなければいけないのか、
　　　　　もしくはHowをする理由・できない理由などをおさえます。
・When ：What自体やWhatを実現するために必要なことの期限です。
・Where：WhatやWhatをいつ現するための行動をどこでするのかについてです。
・Who　：WhatやWhatを実現するために必用な仕事を誰が担当するのかを確認しましょう。
・How　：Whatを実現するための方法です。

どれかが抜けていたら、会議の最中に決められていないかメモを取り損ねているかが考えられます。

メモを取っている時にもしどれかの要素がはっきりしていなければ、
自分から「これが決まっていませんがどうしますか？」と発言して、ぼんやりした部分を明確化していきましょう。